Advokatska kancelarija često predstavlja dinamično okruženje sa visokim nivoom stresa. Kratki rokovi, zahtevi klijenata i rad na više projekata istovremeno mogu značajno uticati na svakodnevno funkcionisanje, dovodeći do nagomilavanja stresa kako kod pravnog tima, tako i među administrativnim osobljem. U tom kontekstu, office manager ima ključnu ulogu, pružajući podršku u upravljanju stresom i očuvanju stabilnog i produktivnog radnog okruženja.

Izvori stresa u advokatskim kancelarijama

Nije neuobičajeno da zaposleni u advokatskim kancelarijama doživljavaju stres zbog kompleksnosti posla. Rokovi mogu biti veoma kratki, a rad sa zahtevnim klijentima može povećati pritisak. Dodatno, pravi profesionalci često rade s poverljivim informacijama, što zahteva visok stepen pažnje i odgovornosti. Office manageri se često suočavaju sa stresom zbog potrebe da usklade administrativne zadatke, organizacione i operativne poslove i pruže podršku pravnim timovima.

Prepoznavanje simptoma stresa

Prepoznavanje simptoma stresa kod zaposlenih je prvi korak ka rešavanju problema. Stres se kod zaposlenih može manifestovati na različite načine, ali neki od najčešćih uključuju smanjenu koncentraciju, osećaj iscrpljenosti, preosetljivost i povremeno fizičke simptome poput glavobolje. Kao office manager, važno je primetiti ove simptome kod zaposlenih i podstaći otvorenu komunikaciju, kako bi se problemi rešili pre nego što eskaliraju i dođe do sindroma poznatog kao “burnout”.

Tehnike za smanjenje stresa

Postoji nekoliko jednostavnih tehnika koje office manager može primeniti kako bi se smanjio nivo stresa u kancelariji:

1. Bolje upravljanje vremenom – Efikasna organizacija radnog vremena može značajno smanjiti stres. To uključuje postavljanje prioriteta, delegiranje zadataka i redovno planiranje obaveza.
2. Kratke pauze tokom dana – Potrebno je omogućiti zaposlenima da prave kratke pauze tokom radnog dana. To može značano poboljšati produktivnost i smanjiti stres. Kancelarijska kultura koja podržava redovne pauze može povećati ukupno zadovoljstvo na radnom mestu.
3. Fleksibilno radno vreme – Kada je to moguće, fleksibilno radno vreme može pomoći zaposlenima da bolje usklade poslovne i privatne obaveze, čime se smanjuje stres zbog balansiranja različitih uloga.
4. Pristup treninzima za upravljanje stresom – Obezbeđivanje obuke ili radionica na temu upravljanja stresom može pomoći zaposlenima da razviju alate za bolje suočavanje sa stresnim situacijama.

Timski duh kao podrška

Kultura tima je još jedan važan faktor u upravljanju stresom. Kancelarijska atmosfera u kojoj se neguje podrška i otvorena komunikacija može značajno smanjiti pritisak. Kao office manager, možete podsticati takvu kulturu kroz redovne timske sastanke, gde zaposleni mogu otvoreno razgovarati i deliti iskustva. Jasna komunikacija sa zaposlenima, dobra organizacija, kao i blagovremeno prepoznavanje znakova preopterećenosti, treba da budu zadaci office managera.

Office manager, takođe, može pomoći u kreiranju opuštenijeg radnog okruženja, bilo kroz organizaciju timskih aktivnosti, obezbeđivanje relaks zona unutar kancelarije ili uvođenje redovnih sastanaka o mentalnom zdravlju.

Umesto zaključka

U dinamičnom pravnom okruženju, stres je neizbežan, te je uloga office managera ključna u prepoznavanju izvora stresa i primeni raznih alata i tehnika za suzbijanje i smanjanje stresa. Uz efikasno upravljanje vremenom, otvorenu komunikaciju i korišćenje svih resursa koji su nam dostupni, moguće je stvoriti balansirano okruženje koje podstiče produktivnost i smanjuje stres zaposlenih.

Ovakav pristup omogućava pravnim timovima da rade na visokom nivou u optimalnoj radnoj atmosferi.

Savladavanje stresa je proces koji zahteva kontinuiranu posvećnost, kako na ličnom tako i na timskom planu. To znači da je u sredinama koje su naročito izložene raznim vrstama stresova, poput advokatskih kancelarija, mehanizme brobe protiv stresa potrebno povremeno preispitivati i nadograđivati. Ne postoje univerzalna pravila koja bi odgovarala svim radnim sredinama već svaka organizacija mora da nastoji da uspostavi upravo ona koja su odgovarajuća za nju.

Autorski članak Katarine Petrović